꼭 알아둬야 할 구글 드라이브 활용 팁 10가지

Google 계정에 저장된 거의 모든 파일의 중심 허브인 Drive는 Workspace 사용자가 문서, 스프레드시트 및 미디어를 저장, 정리 및 공유하는 데 필수적인 도구입니다. Drive를 체계적으로 관리하고 공동 작업 기능을 최대한 활용하려면 알아두면 유용한 10가지 숨겨진 팁을 소개합니다.

저장 공간을 절약하려면 파일을 복제하는 대신 바로가기를 추가하세요.

드라이브에서 파일을 정리할 때 여러 폴더에서 하나의 파일에 접근해야 하는 경우(여러 프로젝트에서 흔히 발생하는 경우) 파일을 이동하거나 여러 복사본을 만들 필요가 없습니다. 이렇게 하면 저장 공간을 낭비하고 서로 다른 팀의 공동 작업자가 동일한 버전의 파일을 사용할 수 없게 됩니다. 대신 원본 파일은 원래 위치에 두고 다른 위치에 바로가기를 만드세요. 드라이브에서 아무 파일이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 옵션 메뉴를 열고, [정리] > [바로가기 추가]를 선택한 다음 바로가기를 만들 폴더를 지정하면 됩니다.

URL 단축 서비스를 이용하면 특정 계정에 맞는 새 파일을 빠르게 만들 수 있습니다.

URL 단축 서비스는 특히 여러 Google 계정(예: 회사 계정과 개인 계정)에 동시에 로그인했을 때 새 Drive 파일(Docs, Sheets, Slides)을 만드는 데 시간을 크게 절약해 줍니다. 주소창에 doc.new, sheet.new 또는 slide.new를 입력하면 기본 계정으로 새 파일이 자동으로 생성됩니다. /1, /2, /3 등을 추가하여 사용할 계정을 지정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 새 파일을 만들기 위해 여러 번 클릭해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.

수정된 공유 링크를 사용하여 자동으로 사본을 생성하세요.

또 다른 링크 단축 서비스는 공유 파일을 받는 사람이 원본을 보기 또는 편집하는 대신 사본을 만들도록 강제할 수 있습니다. 이 기능은 사용자가 원본을 보존하면서 편집해야 하는 템플릿, 체크리스트 및 기타 자료를 공유할 때 유용합니다. 공유 링크 끝의 `/edit` 또는 `/view`를 `/copy`로 바꾸기만 하면 수신자가 파일을 열 때 "사본 만들기"를 묻는 메시지가 표시됩니다.

공유 링크는 변경하지 않고 기존 문서를 덮어쓰려면 새 버전을 업로드하세요.

Google 오리지널은 편집하는 즉시 실시간으로 업데이트되므로 모든 공동 작업자가 변경 사항을 볼 수 있습니다. 하지만 PDF, 이미지, 동영상의 새 버전은 원본을 덮어쓰지 않는 한 다시 공유해야 합니다. Google 오리지널이 아닌 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '버전 관리' > '새 버전 업로드' 를 선택하면 업데이트에 대한 공유 링크를 그대로 유지할 수 있습니다.

Plus가 파일을 수정하지 못하도록 파일을 읽기 전용 모드로 잠그세요.

드라이브 파일의 최종 버전을 공유하되, 수신자가 실수로든 의도적으로든 파일을 수정하지 못하도록 하려면 읽기 전용 모드로 잠글 수 있습니다. 이 방법은 파일을 PDF로 변환하거나 사용자별로 권한을 관리하는 것보다 빠릅니다. 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 옵션 메뉴를 열고, 파일 정보 > 잠금을 선택하세요 . (단, 잠금을 해제하기 전까지는 파일을 수정할 수 없습니다.)

업로드 변환 기능을 활성화하면 .docx 파일이 Google에서 호환되는 파일 형식으로 변환됩니다.

반복적인 클릭을 줄여주는 또 다른 유용한 기능은 외부 파일을 Google Docs 형식으로 자동 변환하는 기능입니다. 특히 Microsoft 사용자로부터 .docx, .xlsx 또는 .pptx 형식의 문서를 자주 받는 경우에 유용합니다. 매번 수동으로 변환하는 대신, 설정 > 일반 으로 이동하여 업로드 섹션까지 아래로 스크롤한 다음 업로드된 파일을 Google Docs 형식으로 변환하는 옵션을 활성화하면 됩니다.

PDF 파일에 이미지 캡션 상자를 추가하여 직접적인 피드백을 제공하세요.

편집 가능한 드라이브 파일을 사용하면 텍스트를 쉽게 강조 표시하고 주석을 달 수 있을 뿐만 아니라, 미리 보기 모드에서 다른 파일 형식에도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 이 기능은 파일을 다운로드하여 별도의 프로그램에서 열지 않고도 시각 자료, 레이아웃 및 디자인에 주석을 달 때 유용합니다. 이미지를 두 번 클릭하여 열거나 PDF를 미리 보기한 다음 상단의 주석 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 주석을 달 영역을 선택하고 의견을 추가하세요.

고급 검색 필터를 사용하여 손실된 파일을 빠르게 찾으세요.

제 개인 드라이브는 종종 파일들이 뒤죽박죽 섞여 있어서, 이름을 잊어버린 예전 파일을 찾으려면 정리되지 않은 긴 목록을 샅샅이 뒤져야 하는 경우가 많습니다. 고급 검색 필터는 이러한 문제를 해결하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 파일 형식, 소유자, 날짜별로 검색 범위를 좁힐 수 있기 때문입니다. 검색창에 '유형: ', ' 소유자 :', ' 이전 :', ' 이후 :' 와 같은 검색어를 입력하고 원하는 조건을 추가하기만 하면 됩니다.

관련 파일에 쉽게 접근할 수 있도록 전용 프로젝트 센터를 만드세요.

드라이브의 파일 관리 구조는 놀라울 정도로 간단합니다. 홈 탭에는 추천 파일과 폴더가 표시되고, 내 드라이브 탭은 기본적으로 알파벳순으로 정렬되어 있으며 수정 날짜순으로 정렬하는 옵션도 제공합니다. 물론 폴더를 만들고 파일을 이동할 수 있으며(앞서 언급한 바로가기 키를 사용하는 방법 포함), 특정 업무 프로젝트나 휴가 관련 파일처럼 중요한 파일에 빠르게 접근할 수 있도록 동적인 "센터"를 만들어 두는 것도 유용합니다. 유료 Workspace 사용자는 드라이브 어디에 있든 최대 25개의 파일을 원래 위치에서 이동하지 않고 그룹화할 수 있는 우선순위 탭을 이용할 수 있습니다. 무료 사용자는 항목에 별표를 표시하거나 마스터 Docs 파일을 만들고 @ 기호를 사용하여 파일 상자를 포함할 수 있습니다.

Drive 스캐너를 사용하여 영수증과 인쇄된 문서를 빠르게 디지털화하세요.

사실, 문서를 스캔하기 위해 별도의 앱이 필요하지 않습니다. Google Drive 에는 이 기능이 내장되어 있어 iPhone과 Android 사용자 모두 기기의 카메라를 사용하여 인쇄물을 Drive에 간편하게 디지털화할 수 있습니다. Drive 앱을 열고 스캔 아이콘 또는 더하기 기호 (+) 를 선택한 다음 '문서 스캔'을 탭하세요 . Google에서 간단한 조정을 수행 한 후 파일 이름과 저장 위치를 ​​지정하고 '업로드'를 탭하면 됩니다 . 이제 스캔한 영수증, 계약서 및 기타 파일은 Drive의 다른 파일처럼 검색할 수 있습니다.