Microsoft Outlook 사용자를 위한 필수 팁과 요령 10가지

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Outlook은 대부분의 사용자에게 Gmail을 대체할 수 있는 최고의 이메일 서비스 중 하나입니다. 마이크로소프트 의 이메일 서비스는 무료이며 Gmail에는 없는 다양한 기능을 제공합니다. 동시에 Gmail에서 넘어온 사용자라면 유용하게 사용할 수 있는 공통 기능도 있지만, 기본적으로 활성화되어 있지는 않습니다. 저는 10년 넘게 Outlook을 사용해 왔는데, 그동안 제 받은 편지함을 정리하면서 발견한 최고의 팁과 요령을 공유해 드리겠습니다.

의심스러운 회사들의 이메일 추적을 막기 위해 이미지 다운로드를 비활성화하세요.

기업이나 단체에서는 수신자가 이메일을 열었는지 확인하기 위해 픽셀 추적 기능을 사용하는 경우가 많습니다. 모든 이메일에는 숨겨진 추적 픽셀이 포함되어 있어, 수신자가 메시지를 열면 발신자에게 읽음 확인 메시지를 보냅니다. Outlook의 기본 설정은 이러한 악용 사례로부터 사용자를 보호하지만, 계정을 더욱 안전하게 보호하기 위해 몇 가지 추가 조치를 취하는 것이 좋습니다. Outlook.com 에 접속 하여 계정에 로그인합니다. 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 설정을 엽니다 . 이제 메일 > 정크 메일 로 이동합니다. "보안 옵션"에서 "내 안전한 보낸 사람 및 도메인 목록에 없는 사람의 첨부 파일, 그림 및 링크 차단"을 선택합니다.

이 방법은 발신자를 수동으로 확인해야 하므로 모든 사용자에게 적합하지 않을 수 있습니다. 하지만 보안 측면에서 이메일 추적, 피싱 시도 및 사기를 방지하는 가장 효과적인 방법입니다. 개인 정보 보호를 강화하려면 Outlook 설정 > 메일 > 레이아웃 에서 "보낸 사람 이미지 표시 안 함"을 선택할 수도 있습니다. 마찬가지로 같은 설정 페이지의 메시지 처리 탭 에서 " 쇼핑 관련 메시지의 경우 메시지 헤더에 보낸 사람 로고와 관련 링크 표시 "를 선택 해제할 수 있습니다.

Outlook에서 중요한 이메일이 스팸 메일 폴더로 이동하는 것을 방지하려면 "안전한 보낸 사람" 기능을 사용하세요.

Outlook의 "안전한 보낸 사람" 목록을 사용하면 신뢰할 수 있는 연락처 목록에 사람들을 추가할 수 있습니다. 이 목록에 있는 사람들이 보낸 이메일은 스팸 메일함으로 이동하지 않으며, 링크나 첨부 파일 차단과 같은 제한도 적용되지 않으므로 앞서 언급한 방법을 사용하는 사람들에게 이상적입니다. 이 기능을 사용하면 은행 명세서나 급여 명세서와 같은 중요한 이메일이 스팸 메일함으로 가지 않도록 할 수 있습니다. 시작하려면 Outlook 설정 > 메일 > 스팸 메일 > 안전한 보낸 사람 추가 로 이동하세요. "안전한 메일링 리스트" 탭을 선택하여 메일링 리스트를 안전한 보낸 사람 목록 에 추가할 수도 있습니다 . 이 기능은 즐겨 찾는 출판물의 뉴스레터나 회사에서 보내는 보안 관련 이메일에 특히 유용합니다.

24시간마다 자동으로 받은 편지함에서 이메일을 삭제하도록 설정하세요.

Outlook의 가장 유용한 기능 중 하나는 스윕(Sweep) 입니다 . 특정 발신자의 이메일을 자동으로 검색하고, 사용자가 설정한 대로 불필요한 이메일을 정리해 줍니다. 예를 들어, 제 은행은 신용카드 거래가 있을 때마다 이메일을 보내줍니다. 한때 읽지 않은 이메일이 150통이 넘었는데, 필요 없는 이메일들이었습니다. 그래서 스윕 기능을 이용해 지난 10일간의 거래 이메일만 남기고 나머지는 보관함으로 옮겼습니다. 스윕을 설정하려면 받은 편지함에서 아무 이메일이나 선택한 다음, Outlook 데스크톱 또는 웹 앱 상단의 홈 탭을 클릭합니다. 스윕을 선택하면 해당 발신자의 이메일을 어떻게 처리할지 묻는 팝업 창이 나타납니다. 네 가지 옵션이 있습니다.

• 받은편지함 폴더의 모든 메시지를 이동하세요
• 받은 편지함의 모든 메시지와 앞으로 도착할 모든 메시지를 이동하세요.
• 항상 가장 최근 메시지만 남겨두고 나머지 메시지는 받은 편지함 폴더로 옮기세요.
• 10일 이상 된 메시지는 항상 받은 편지함 폴더에서 이동됩니다.

드롭다운 메뉴에서 메시지를 이동할 위치를 선택할 수도 있습니다. 저는 보통 위에서 언급한 마지막 두 옵션 중 하나를 선택하고 나머지 메시지는 보관함이나 삭제된 항목 폴더로 이동합니다. 이 기능을 몇 년 동안 사용해 왔는데, 백그라운드에서 완벽하게 작동합니다. 언제든지 스윕 규칙을 변경하거나 삭제하려면 Outlook 설정 > 메일 > 스윕 으로 이동하세요.

한 번의 스와이프로 이메일을 삭제하는 동작을 맞춤 설정하세요.

Outlook 모바일 앱은 이메일을 하나씩 수동으로 열지 않고도 빠르게 정렬할 수 있도록 제스처 기능을 지원합니다. 왼쪽이나 오른쪽으로 스와이프하여 메시지를 보관, 삭제 또는 신고할 수 있습니다. 필요에 따라 이러한 제스처를 사용자 지정할 수도 있습니다. 모바일 앱에서 Outlook 설정 으로 이동한 다음, 이메일 > 스와이프 옵션을 선택하세요 . 이 페이지에서 왼쪽 또는 오른쪽으로 스와이프할 때 수행할 작업을 선택합니다. 유용한 옵션으로는 삭제, 보관, 플래그/플래그 해제, 읽음/읽지 않음 표시, 다시 알림, 읽고 보관 등이 있습니다.

Outlook 데스크톱 및 웹 앱에서는 Outlook 설정 > 메일 > 작업 사용자 지정 으로 이동하세요 . 여기에서 스와이프 제스처(터치스크린이 있는 모바일 기기용)와 빠른 작업(받은 편지함의 각 이메일에 표시되는 버튼)을 구성할 수 있습니다. 저는 이 기능을 사용하여 이메일을 고정하지 않기 때문에 고정 버튼을 보관 버튼으로 바꿨습니다. 이메일당 최대 4개의 작업을 선택할 수 있습니다.

Copilot AI를 끄고 Microsoft의 데이터 수집을 비활성화하세요.

Outlook 모바일, 데스크톱 및 웹 앱에서 설정 > Copilot 으로 이동한 다음 Copilot 켜기를 끄세요 . 이렇게 하면 앱의 거의 모든 AI 기능이 비활성화됩니다. Microsoft Copilot 사용 방법 에 대한 자세한 내용은 관련 문서를 참조하세요. 또한 Outlook 설정 > 메일 > 스마트 제안 으로 이동하여 제안 답장 표시를 끄세요.

Microsoft는 Outlook 계정에서 많은 데이터를 수집하고 AI 서비스를 활성화합니다. 이를 비활성화하려면 Outlook 설정 > 메일 > 개인 정보 및 데이터 > 개인 정보 설정 으로 이동하세요 . 이 페이지의 모든 옵션을 끄면 선택적 진단 데이터 수집이 비활성화되고, Microsoft가 "연결된 환경"을 위해 이메일을 분석하는 것이 방지되며, 받은 편지함의 이메일과 연결된 온라인 콘텐츠가 비활성화됩니다. 검색 기록을 삭제하려면 기록 삭제를 선택할 수도 있습니다 . 이 작업을 하는 동안 메일 > 작성 및 답장 으로 이동하여 Microsoft Edge 자동 완성 기능을 비활성화하세요 . 이 기능이 활성화되어 있으면 Microsoft Edge가 Outlook 받은 편지함에서 정보를 가져와 항공편 정보와 같은 데이터를 자동으로 채웁니다. 이 기능은 Edge를 자주 사용하는 사용자에게는 유용할 수 있지만, 그렇지 않은 사용자에게는 그다지 도움이 되지 않습니다.

스팸 메일 수신을 한 번에 모두 해지할 수 있는 비밀 목록을 알아보세요.

이 글을 작성하면서 Outlook에서 여러 구독을 일괄 취소할 수 있는 숨겨진 기능을 발견했습니다. 이 기능을 사용하면 받은 편지함에 있는 모든 구독 목록을 표시하고, 이메일을 하나도 열어보지 않고도 모든 구독을 취소할 수 있습니다. 사용 방법은 간단합니다. Outlook 설정 > 메일 > 구독 으로 이동하세요. 목록 옆에 있는 '구독 취소' 버튼을 클릭하면 Outlook에서 나머지 작업을 자동으로 처리해 줍니다.

Gmail 단축키를 사용하여 이메일 작업을 더 빠르게 처리하세요.

저는 Outlook의 단축키를 그다지 좋아하지 않았습니다. 예를 들어, Outlook에서는 Ctrl+N을 누르면 새 이메일이 열리지만, Gmail에서는 C만 누르면 됩니다. Ctrl+N이 가장 자주 사용하는 단축키이긴 하지만, 한 번의 키 입력으로 모든 작업을 처리하는 것만큼 빠르지는 않습니다. 하지만 이제 Outlook에서 Gmail의 단축키를 사용할 수 있게 되어 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 대부분의 사용자가 Gmail을 기본 이메일 계정으로 사용하기 때문에 두 가지 단축키를 기억할 필요가 없어 매우 편리합니다. 이 기능을 사용하려면 Outlook 설정 > 일반 > 손쉬운 사용 > 단축키 로 이동한 다음 Gmail을 선택하면 됩니다. Gmail의 모든 단축키가 궁금하다면 Google에서 제공하는 링크를 참조하세요.

"빠른 단계"를 사용하여 메시지를 읽음으로 표시하고 한 번의 클릭으로 보관할 수 있습니다.

이메일을 자주 읽음으로 표시하고 보관해야 하는 경우, Outlook의 빠른 단계 기능을 사용하여 한 번의 클릭으로 워크플로를 만들면 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이렇게 하려면 Outlook 설정 > 메일 > 빠른 단계 로 이동합니다 . 빠른 단계 이름을 지정하고 ' 읽음으로 표시' 와 같은 작업을 선택한 다음 ' 다른 작업 추가' 버튼을 클릭합니다 . 그런 다음 '이동'을 선택하고 '보관'을 선택합니다. 같은 페이지에서 이 작업에 대한 바로 가기를 추가하고 '저장'을 클릭합니다 . 이것은 빠른 단계로 할 수 있는 기본적인 예입니다. 필요 에 따라 이메일 분류 , 작업으로 변환, 이메일 대화 음소거 등 다양한 옵션을 포함하는 여러 단계로 구성된 워크플로를 설정할 수 있습니다.

실수로 불완전한 이메일을 보내는 것을 방지하기 위해 "보내기 취소" 기능을 설정하세요.

이메일을 보낸 직후 후회한 적이 있으신가요? 당신만 그런 게 아닙니다. Gmail은 기본적으로 "보내기 취소" 기능을 제공하지만, Outlook은 그렇지 않습니다. Outlook에서 이 기능을 사용하려면 설정 > 메일 > 작성 및 답장 > 보내기 취소 로 이동하여 수동으로 활성화해야 합니다 . 슬라이더를 사용하여 0초에서 30초 사이의 타이머를 설정하세요. 이 시간은 마치 이름을 잘못 입력해서 이메일이 전송되는 것을 막는 데 유용한 시간입니다. (누구나 한 번쯤은 경험해 봤을 거예요!)

Outlook에서 이메일 필터를 구성하여 본인에게 직접 전송된 메시지를 구분하도록 설정하세요.

Outlook의 규칙 기능을 사용하면 "참조(cc)" 또는 "숨은 참조(bcc)" 필드에 본인이 포함된 이메일을 필터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 본인에게 직접 온 메시지에 집중하고 나머지는 다른 폴더로 이동할 수 있습니다. 이 기능을 설정하려면 Outlook 설정 > 메일 > 규칙 으로 이동하여 새 규칙 추가를 선택합니다 . 규칙 이름을 지정하고 조건으로 " 받는 사람(To)" 줄에 내가 없음을 선택합니다. 작업 필드에서 이동을 선택 하고 폴더를 선택합니다. 충돌을 방지하려면 더 이상 규칙 처리를 중지하도록 선택합니다.