우리는 모두 습관에 의해 움직입니다. 우리 모두는 하루에 반복되는 행동을 합니다. 직장 생활의 특성에 따라 여러 번 또는 수십 번 반복되는 순간들이죠. 이러한 반복되는 순간들을 활용하여 직장에서 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있는 새로운 습관을 만들 수 있습니다. 그리고 이러한 작은 습관들을 서로 쌓아 올리세요. 하루 중 반복되는 업무에서 영감을 받아 목표 달성과 성과 향상에 도움이 되는 유용한 습관들을 소개합니다.
집에서든 사무실에서든, 어느 날이든 여러 번 가상 회의에 참여하게 될 것입니다. 가상 회의는 우리의 정신과 신체에 큰 부담을 줄 수 있습니다. 모든 회의에서 "회의 참여" 버튼을 누르기 직전에 어깨를 안쪽으로, 위로, 그리고 뒤로 돌려보세요. 우리는 매일 너무 오랫동안 앉아 있습니다. 어깨를 돌리면 약간의 스트레칭 효과가 있습니다. 게다가, 똑바로 앉으라는 메시지를 전달하고 손을 벌리도록 유도합니다. 노트의 양쪽에 손이 닿으면, 그것을 또 다른 메시지로 활용하세요. (2번 참조)
- 노트가 단순히 내용을 반영하는 것 이상이라고 상상해 보세요. 마치 무대 소품과 같습니다. 노트 양쪽에 벽이 있다고 상상해 보세요. 손이 노트 위나 노트 사이에 닿아서는 안 됩니다. 손을 모아 쥐는 대신 테이블 위에 얹고 쭉 뻗는 것은 어색해 보이지만, 괜찮습니다. 똑바로 앉아 손을 뻗으면 어색해 보이기 때문에 손짓을 더 많이 하게 됩니다. 손짓은 회의에서 말할 때 느끼는 긴장감을 해소하는 데 도움이 됩니다. 직접 만나든 가상으로든 회의 참석자들을 가리키며 상징적으로 정보를 "전달"할 때, 긴장된 에너지를 갑작스러운 움직임이 아닌 생산적인 무언가로 전환하는 것입니다.
- "두 가지 질문" 규칙을 따르세요. 회의에서 동료나 고객이 의견을 제시하면 본능적으로 "음, 제 생각에는..."이라고 바로 대답하고 나서 자신의 의견을 제시하는 것이 좋습니다. 하지만 잠시 멈추고 두 가지 질문을 하세요. 잠시 멈추는 것은 생각할 시간을 주고, 두 가지 질문은 상대방의 입장을 더 잘 이해하는 데 도움이 되며, 이는 자신의 의견이나 자기 생각을 어떻게 형성하는지에 영향을 미칠 수 있습니다. 어떤 두 가지 질문을 해야 할지 알려드릴 수 있다면 좋겠지만, 상대방의 발언의 성격과 내용에 따라 달라질 것입니다.
유용한 고전적인 질문은 다음과 같습니다.
"이 문제가 당신에게 왜 그렇게 중요한가요?"
"어떻게 이런 결론을 내리게 되었나요?"
"어떤 추가 정보가 도움이 될까요?"
- 회의가 끝나고 토론 리더가 "이제 끝났다고 생각합니다."라고 말하면 휴대폰을 보기 전에 회의 노트를 확인하세요. 많은 사람들이 회의 중에 도착한 이메일을 휴대폰에서 확인하는 것이 본능적입니다. 회의가 끝났을 때 논의한 모든 문제가 가장 먼저 떠올랐습니다. 휴대폰을 보는 순간 회의 주제가 덜 명확해집니다. 회의 다음 날 회의 노트를 보고 "썼을 때는 무슨 뜻인지 알았지만 지금은 무슨 뜻인지 전혀 모르겠어?"라고 생각해 본 적이 있습니까? 노트를 보면 명사를 많이 적었다는 것을 알 수 있을 것입니다. 우리는 아이디어나 구체적인 항목을 적는 경향이 있습니다. 각 명사에 동사를 추가하세요. 명사와 동사가 함께 있으면 완전한 문장, 완전한 아이디어가 됩니다. 그 문장은 다음에 회의에서 무슨 일이 있었는지 기억하기 위해 노트를 볼 때 의미가 있을 것입니다.
- 모든 이메일은 수신인의 이름으로 시작하세요. 효과적이기 위해 우리는 종종 영향력을 약화시키는 지름길을 사용합니다. 이메일의 핵심부터 시작하면 내용에 집중하게 됩니다. 하지만 수신인의 이름으로 시작하면 그 사람에게 더 집중하게 됩니다. 상대방의 얼굴을 상상하고, 마지막으로 나누었던 대화를 떠올리며, 그 사람이 정보를 어떻게 받아들일지 생각해 보세요. 수신인에게 집중하면 어떤 어조로 메시지를 전달해야 할지, 어떤 언어가 적절하고 도움이 될지 판단하는 데 도움이 됩니다. 수신인에게 맞춰 메시지를 개인화하면 의도한 대로 전달될 가능성이 높아지고, 이는 원하는 영향력을 미칠 가능성을 높여줍니다.
- 여러분은 아마도 일주일에 수십 번의 회의에 참석할 것입니다. 회의 초반에는 누군가 사적인 잡담에서 본론으로 넘어갑니다. 회의를 시작하는 사람이라면 회의 목적을 설명한 후, 이 청중과 함께하는 시간의 가치를 높일 핵심 문구를 추가하세요. "X에 대해 논의하기 위해 저와 만나 주셔서 감사합니다."라고 말한 후, "본론으로 들어가기 전에"라는 질문과 함께 개방형 질문을 추가하세요.
"그 밖에 무슨 일정이 있나요?"
"또 어떤 내용을 논의하는 게 도움이 될까요?"
요즘은 또 무슨 주제에 관심이 있나요?
상대방에게 중요한 것이 무엇인지 파악하기 위해 자신의 의제를 제쳐두려는 의지를 보이는 것은 함께 일하는 고객이나 동료를 돕고자 하는 관심과 헌신을 보여줍니다. 이메일을 수신자의 이름으로 시작하는 것처럼, 의제보다 상대방의 요구를 먼저 언급하는 것으로 시작하면 회의의 초점이 내용에서 개인으로 전환됩니다. 단순히 정보를 전달하는 것이 아니라 친밀한 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다. 이는 신뢰와 협력을 촉진합니다.
당신은 지금 직업의 핵심 역량을 갈고닦느라 바쁘실 겁니다. 이러한 역량은 의사소통 능력과 같은 소프트 역량보다 더 어렵습니다. 소프트 역량에 좋은 기술을 적용하는 것은 연습이 거의 필요하지 않습니다. 행동을 조금씩 바꾸면 다른 사람과 소통하는 방식이 달라집니다. 이러한 행동은 금세 새로운 습관이 되어, 더 이상 신경 쓸 필요가 없습니다. *소통 능력 향상은 전문성과 리더십 역량을 향상시킵니다.*
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