가장 중요한 사항들
- 회의를 시작할 때는 안건과 각 안건에 할당된 시간을 명확히 정하고, 마지막 몇 분은 질의응답 시간으로 남겨두십시오. 12명이 참석하는 회의에서 5분만 주제에서 벗어나도 전체 회의 시간이 한 시간이나 낭비될 수 있기 때문입니다.
- 대화 중간에 끼어드는 이야기, 반복되는 질문, 그리고 대화를 독점하는 행위를 제어할 때는 "이 부분은 나중에 따로 이야기하죠", "이 주제는 이미 다뤘습니다", 또는 "다음 질문은 다른 분에게 받도록 하죠"와 같은 구체적인 표현을 사용하세요.
- 대화를 중단할 때는 차분하고 중립적인 어조를 유지하고, 비꼬는 말투나 공개적인 질책은 피하며, 참여자들을 당황시키지 않으면서도 경계를 명확히 함으로써 논의의 방향을 분명히 해야 합니다.
30분짜리 회의에서 20분이 지났을 때, 같은 손이 다시 올라왔다. 발언자는 “한 가지 요점을 다시 한번 강조하고 싶고, 간단한 질문 하나 드리겠습니다.”라고 말했다. 그 후 3분 동안 이어진 대화에는 명확한 질문이 없었다. 이미 내가 다룬 내용을 언급했다가 다른 주제로 딴길로 새더니, 결국 “그래서, 제 생각에는 당신의 의견이 어떤지 궁금했습니다.”라는 말로 끝맺었다.
대부분 의 회의 진행자는 동료 앞에서 다른 사람의 말을 끊는 것이 무례해 보이기 때문에 이러한 행동을 묵인합니다. 하지만 문제는 이렇게 추가로 소요되는 시간이 모두의 시간을 앗아간다는 것입니다. 누군가 이 시간을 이용하여 생각을 소리 내어 말하거나 요점을 반복하면 안건의 마지막 항목들이 서둘러 처리되고, 조용한 사람들은 발언 기회를 얻지 못할 수도 있습니다.
이런 상황을 해결하는 가장 쉬운 방법은 질문하기 전에 몇 가지 기본 규칙을 정하고 , 상대방이 규칙을 무시할 때는 명확하고 직접적인 표현을 사용하는 것입니다. 재치 있는 반박이나 상대방이 장황하게 말하는 이유를 분석 할 필요는 없습니다 .
대화를 시작하기 전에 경계를 설정하세요.
회의를 시작할 때 안건과 각 안건에 할당된 시간을 명확하게 설명하십시오. 예를 들어, "2시 30분까지 시간이 있으며, 세 가지 주요 사항을 다루고 마지막 5분은 질의응답 시간으로 하겠습니다."라고 말할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 다시 참조할 수 있는 명확한 시간 제한이 설정되고, 모든 구성원이 처음부터 동일한 규칙을 인지하게 됩니다.
질문 수집 방식도 변경할 수 있습니다. 참가자들에게 채팅창에 질문을 올리도록 하거나, 회의 마지막에 질문하도록 하거나, 발표자가 말하는 동안 질문을 적어두도록 할 수 있습니다. 자유로운 토론은 상호작용적인 워크숍에 매우 적합하지만, 시간 제한이 엄격한 회의에는 최선의 선택이 아닌 경우가 많습니다.
"주차장"을 활용하면 유용하지만 주제에서 벗어난 질문을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 해당 주제를 눈에 잘 띄는 목록에 적어두고, 담당자를 지정하여 후속 조치를 취하도록 하고, 회의록에도 기록해 두세요. 사람들은 주제가 단순히 사라지지 않고 기록되어 있다는 것을 알게 되면 부차적인 질문을 더 쉽게 넘길 수 있습니다.
Leadership IQ에서 팀 효율성과 좌절감 에 대한 연구를 진행하면서 , 6,821명의 리더와 직원들에게 회의 후 명확한 다음 단계 계획 없이 회의를 마치는 경우가 얼마나 자주 있는지 물었습니다. 응답자의 13.1%는 자주 발생한다고 답했고, 46.5%는 가끔 발생한다고 답했습니다. 즉, 거의 10명 중 6명은 적어도 몇몇 회의에서 다음 단계에 대한 명확한 이해 없이 회의를 마치는 것으로 나타났습니다.
물론, 장황한 질문이 모든 불분명한 의제 항목의 원인은 아닙니다. 하지만 이 결과는 많은 회의에서 주제에서 벗어난 이야기가 나올 여지가 얼마나 적은지를 보여줍니다. 회의의 목표와 종료 시점을 모두가 명확히 이해하고 있다면, 곁길로 새는 대화는 개인적인 감정싸움으로 비춰지지 않습니다. 왜냐하면 모두가 알고 있는 회의의 경계를 분명히 했기 때문입니다.
첫 번째 진술: 부차적인 논의를 다른 방향으로 유도하기
누군가 장황하게 이야기하거나 주제에서 벗어나기 시작하면 이렇게 말하세요. "잠시만요. 논의할 가치가 있는 주제이긴 하지만 지금 우리가 다룰 수 있는 범위를 벗어납니다. 나중에 따로 이야기해서 안건을 제시간에 마무리하도록 하죠." 이 첫 문장이 매우 중요한데, 상대방이 자연스럽게 잠시 멈추기를 정중하게 기다리면 몇 분 정도 여유 시간을 확보할 수 있기 때문입니다.
상대방이 "잠시만 더 시간 주세요"라고 답하면, 다음과 같이 경계를 다시 한번 명확히 하세요. "이해합니다만, 다음으로 넘어가야 합니다 . 나머지 사항들을 보내주시면 회의 후에 다시 연락드리겠습니다." 한 번만 말하고 다음 안건으로 넘어가세요. 장황하게 설명하면 경계가 협상 가능한 것처럼 보일 수 있습니다.
두 번째 문구: 이미 답변한 질문에 결론을 내리세요.
누군가 같은 질문을 다시 하면, "이미 논의했던 내용이니 다음으로 넘어가겠습니다. 회의 후에 다시 한번 살펴보는 건 어떨까요?"라고 말하세요. 이렇게 후속 조치를 제안하는 것은 시간을 효율적으로 관리하고 있으며 도움을 거부하는 것이 아님을 보여줍니다.
하지만 몇 가지 주의 사항이 있습니다. 질문이 반복되는 것은 처음 답변이 명확하지 않았을 가능성을 시사합니다. 여러 사람이 혼란스러워하는 것 같으면 다시 답변해 주세요. 만약 한 사람이 이미 논의된 의견을 계속해서 언급한다면, 토론을 종료하고 다음으로 넘어가세요.
세 번째 문구: 다른 사람에게 기회를 주세요
만약 한 사람이 계속해서 대화를 독점한다면, "아직 말씀하지 않으신 분들의 의견도 들어보고 싶습니다. 다음 질문은 다른 분에게 넘기도록 하겠습니다."라고 말하세요. 이는 방 안에 있는 모든 사람이 이해할 수 있는 공평한 발언권 분배 규칙을 적용하는 간단한 방법입니다.
많은 참여가 필요한 회의의 경우, 사전에 "1인당 질문 1개"라는 규칙을 공지하면 발언을 원하는 모든 사람에게 기회가 주어집니다. 이렇게 하면 한 사람이 토론을 독점한 후에 질문 수를 제한하는 번거로움을 피할 수 있습니다.
상대방을 당황시키지 않고 대화를 끊는 방법
과장된 아첨을 늘어놓는 것보다 말투가 훨씬 중요합니다. 한숨을 쉬거나 눈을 굴리거나 장황하게 사과하지 말고 차분하게 말한 다음 바로 다음 요점으로 넘어가세요. 상대방이 반박하려 할 때마다 더 단호한 표현을 찾는 것보다 차분하고 중립적인 어조를 반복하는 것이 대개 더 효과적입니다.
또한 비꼬는 말투나 공개적인 질책은 피해야 합니다. "본론으로 들어가면..."과 같은 표현은 웃음을 자아낼 수는 있지만, 단순한 시간 제한을 마치 지위 쟁탈전처럼 보이게 만듭니다. 또한, 다른 사람들은 누군가가 자신의 말실수로 당황하는 모습을 목격했기 때문에 정당한 질문을 하는 것을 주저하게 될 수도 있습니다.
12명이 참석하는 회의에서 5분간의 주제 이탈은 한 시간의 회의 시간을 낭비하게 할 수 있습니다. 회의 진행자로서 이러한 시간을 효율적으로 관리하는 것은 매우 중요합니다. 주제 이탈을 바로잡고, 자주 묻는 질문에 대한 답변을 마무리하고, 다른 사람에게 발언 기회를 준 다음, 바로 다음 사람이나 안건으로 넘어가십시오.
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