스마트한 사무실 관리: 지구 온난화로 인한 기온 상승에 대응하기 위한 전략

지난 몇 달간의 상황이 보여주듯이, 극심한 더위는 영국 여름의 필수적인 부분이 된 것 같습니다. 기온이 계속 상승함에 따라 고용주들은 더운 환경에 대처할 수 있는 작업 환경을 마련해야 한다는 압력을 점점 더 많이 받고 있습니다.

핵심 과제는 적응하는 가장 현명한 방법을 이해하는 것입니다. 왜냐하면 추측에 의존하고 실수를 저지르는 데 드는 비용이 매우 크기 때문입니다.

브래들리 베이튼

리코 디지털 체험 센터의 선임 기술 엔지니어.

2026년 6월 영국을 강타한 폭염으로 인해 2,400만 시간의 근로시간 손실이 발생했으며, 생산성 손실로 인한 경제적 손실은 11억 5천만 파운드에 달하는 것으로 추산됩니다. 이러한 수치는 근무 환경이 기업 성과에 얼마나 직접적인 영향을 미칠 수 있는지를 보여줍니다.

동시에 하이브리드 근무 방식은 사무실 운영 방식을 근본적으로 바꾸면서 또 다른 복잡성을 더합니다. 출근율을 이전보다 훨씬 예측하기 어려워 냉방, 환기, 작업 공간 확보 등이 언제 어디서 가장 필요할지 파악하기 어려워졌습니다.

여름철 무더위는 차치하고라도, 기업은 모든 계절에 효율적으로 기능하고 끊임없이 변화하는 이용률과 환경 조건에 적응할 수 있는 업무 공간을 필요로 합니다. 직원 들이 사무실 내에서 어떻게 이동하는지, 예를 들어 어떤 책상을 사용하는지, 회의실은 어떻게 차는지, 팀 협업 공간은 어디인지, 그리고 사람들이 자주 간과하는 공간은 어디인지 등을 파악해야 합니다.

이를 달성하려면 건물의 사용 방식을 즉시 파악 해야 합니다 . 바로 이 부분에서 센서 기술과 업무 공간 사용 데이터가 중요한 역할을 합니다. 추측을 증거로 바꾸고 조직이 더 현명한 업무 환경 관련 결정을 내리는 데 필요한 통찰력을 제공하기 때문입니다.

건물 전체 평균은 지역적인 문제를 숨길 수 있습니다.

많은 사무실은 여전히 ​​건물 운영 방식에 대한 비교적 고정된 관념에 따라 운영되고 있습니다. 냉난방 시스템은 미리 정해진 스케줄에 따라 가동되고, 개별 공간은 현재 사용 방식이 아닌 최대 수용 능력에 따라 관리됩니다. 하지만 우리는 현대적인 업무 환경이 그렇게 예측 가능하게 움직이지 않는다는 것을 알고 있습니다.

어떤 날에는 한 층 전체가 텅 비어 있는 반면, 다른 층은 사람들로 꽉 차 있을 수 있습니다 . 다음 날에는 이러한 패턴이 완전히 뒤바뀔 수도 있습니다. 바쁜 화요일에는 회의실이 몇 시간 동안 계속되는 협업으로 인해 덥고 답답해지는 반면, 바로 옆의 개방형 업무 공간은 쾌적할 수 있습니다. 마찬가지로 직사광선에 노출된 공간은 다른 공간보다 훨씬 빨리 온도가 올라갈 것입니다.

특정 위치에서 측정한 단 한 번의 온도 변화로는 사무실 내부의 수많은 온도 변동을 고려할 수 없습니다. 그럼에도 불구하고, 건물 전체에 대한 결정이 종종 이러한 제한적인 정보에 기반하여 이루어지며, 그 결과 불필요한 에너지 소비가 발생하고 실질적인 쾌적성 문제는 해결되지 않은 채 남게 됩니다.

이러한 이유로 고용주는 직장 성과에 대한 보다 포괄적인 시각을 필요로 합니다. 환경 센서는 다양한 영역의 온도, 습도, 이산화탄소 및 공기 질을 모니터링하여 중요한 실시간 데이터를 제공할 수 있으며, 점유 데이터는 사용된 공간과 하루 동안의 변화를 보여줍니다.

많은 기업들이 직장 성과를 파악하기 위해 직원들을 모니터링해야 한다고 생각하지만, 항상 그런 것은 아닙니다. 개인정보 보호를 염두에 두고 설계된 이러한 시스템은 열 감지, 주변 온도 및 이산화탄소 농도 측정, 그리고 익명 공간 추적 기능을 결합하여 사용자를 식별하지 않고 특정 영역의 성과를 파악할 수 있습니다.

이러한 데이터들을 종합함으로써 시설 관리팀은 실제 문제를 조기에 파악하고, 그 원인을 이해하며, 직원과 생산성에 실질적인 영향을 미치는 조치를 우선적으로 취할 수 있습니다.

데이터를 유용하게 만드는 것

직장에서 데이터를 수집하는 것은 시작에 불과합니다. 진정한 가치는 조직이 그 정보를 활용하여 직원 경험을 개선하고 건물을 더욱 효율적으로 운영하는 데 있습니다. 대시보드와 센서에만 집중하기 쉽지만, 진정한 목표는 시설 관리팀에 유용하고 실행 가능한 통찰력을 제공하는 것입니다.

직장 내 지능이란 문제가 발생했을 때 신속하게 대응하는 것뿐만 아니라, 문제가 공간 이용자들에게 영향을 미치기 전에 문제를 예측하는 것을 의미합니다.

예를 들어, 이산화탄소 수치가 높게 나타나면 회의실의 환기를 개선해야 할 필요성을 시사할 수 있으며, 온도가 자주 급격히 상승하는 것은 장비 사용, 오후 햇볕 노출 또는 회의실 이용률과 냉방 사이의 불균형을 나타낼 수 있습니다. 이를 통해 시설 관리팀은 문제의 근본 원인을 파악하고 직원들에게 영향을 미치기 전에 조치를 취할 수 있습니다.

기업들은 자원을 진정으로 필요한 곳에 집중함으로써 직원 복지를 향상시키는 동시에 불필요한 에너지 소비와 운영 비용을 절감할 수 있습니다. 이러한 보다 체계적인 접근 방식은 더 광범위한 지속가능성 목표 달에도 기여합니다.

거의 비어 있는 층에 불필요한 냉방을 피하면 운영 비용이 절감되고 생산성이나 실내 공기 질을 저하시키지 않으면서 조직이 스코프 2 배출 목표 달성에 도움이 됩니다.

직원들의 실제 업무 방식에 맞는 작업 공간 설계

직장 데이터의 가장 큰 가치는 아마도 시간이 지남에 따라 드러나는 모습에 있을 것입니다.

사용 패턴이 드러나기 시작하면서 조직들은 자신들의 작업 공간이 어떻게 사용되고 있는지 훨씬 더 깊이 이해할 수 있게 되었습니다.

반복되는 패턴을 분석하면 지속적으로 활용도가 낮은 공간, 건물 시스템에 가장 큰 부담을 주는 공간, 특정 구역을 개방하거나 통합하거나 완전히 재설계해야 하는지 여부를 파악할 수 있습니다. 또한 냉방 스케줄, 회의실 예약 정책, 특정 팀이나 활동에 가장 적합한 위치 선정 등 더욱 정확하고 효율적인 의사결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

로그인 및 예약 데이터는 이러한 분석에 또 다른 차원을 더합니다. 조직은 직원들이 특정 사무실을 정기적으로 선호한다는 사실, 소규모 회의실이 항상 만실이라는 사실, 또는 특별히 설계된 협업 공간이 거의 사용되지 않는다는 사실을 파악할 수 있습니다. 이러한 행동 패턴은 시설 관리팀에게 온도 측정만으로는 결코 알 수 없는 정보를 제공합니다.

하지만 해당 데이터는 직원들의 피드백과 함께 고려할 때 가장 유용합니다.

여러 사무실과 수천 명의 직원을 보유한 조직의 경우, 모든 직원과 일대일로 대화하는 것이 항상 현실적인 것은 아닙니다. 직장 데이터는 심층적인 대화가 필요한 영역을 파악하는 데 도움이 될 수 있으며, 설문 조사, 피드백 도구 및 직원의 직접적인 의견은 수치 이면에 숨겨진 맥락을 제공합니다.

직장 환경 분석은 건물 전체에서 무슨 일이 일어나고 있는지 파악하는 데 도움이 되지만, 왜 그것이 중요한지, 그리고 환경이 직원들의 협업 및 집중 능력에 어떤 영향을 미치는지에 대한 맥락을 제공하는 것은 바로 직원들입니다.

이러한 관점들을 결합하면 직장 성과에 대한 훨씬 더 완전한 이해에 도달할 수 있습니다.

궁극적으로 목표는 빠르게 시대에 뒤떨어지는 고정된 가정에 의존하는 대신, 변화하는 환경에 지속적으로 적응하여 직원들의 편안함과 생산성을 유지하는 사무실을 만드는 것입니다.

더욱 더워질 미래를 위한 사무실 준비

이제 날씨만 예측하기 어려운 것이 아닙니다. 업무 방식도 빠르게 변화하고 있으며, 전통적이고 경직된 직장 관리 방식은 이러한 급격한 변화에 더 이상 발맞춰 나가지 못하고 있습니다.

조직은 건물이 어떤 기능을 하도록 설계되었는지, 그리고 더 중요하게는 매일 어떻게 사용될 것인지를 이해해야 합니다. 이러한 통찰력을 통해 시설 관리팀은 더욱 신속하게 대응하고, 에너지를 더욱 효율적으로 사용하며, 변화하는 상황에 적응할 수 있는 편안하고 유연한 업무 환경을 조성할 수 있습니다.

이점은 이를 사용하는 사람들에게 더 나은 근무 환경을 제공하는 데 있습니다. 직원들이 필요할 때 집중할 수 있고, 업무 수행에 도움이 될 환경이라는 확신을 가질 수 있는 공간입니다.

간단히 말해, 근무 환경이 직원들에게 더 나은 경험을 제공할수록, 직원들이 그 환경을 이용하고 출근하려는 욕구가 증가합니다.