Google, IBM, Intel 및 기타 회사는 "사무실 복귀" 결정으로 계속해서 헤드라인을 장식할 수 있지만 극소수의 예외를 제외하면 더 이상 논의되지 않습니다. ~이든 그들은 재택근무를 허용했을 것이지만, 몇 번업무의 "어디서"가 정해졌으니, 이제 "어떻게"에 집중할 차례입니다. 구체적으로, 실시간 또는 "동기식" 협업과 "비동기식" 협업을 적절히 조합하여 어떻게 생산성을 높이고, 회의 과부하를 줄이며, 스트레스를 완화할 수 있는지 알아보겠습니다. 비동기식 협업은 업무 효율성을 높이고 반복적인 회의로 인한 스트레스를 줄이는 핵심 전략입니다.
과도한 회의는 직원 생산성, 스트레스 등에 부정적인 영향을 미칩니다.
동기식 협업에는 대면 회의, 화상 회의, 전화 통화가 포함됩니다. 비동기식 협업에는 이메일, 포럼, 녹화된 회의, 공동 문서, 화상 메시지, 프로젝트 관리 도구가 포함됩니다. 워크플로우를 개선하려면 적절한 협업 방식(동기식 또는 비동기식)을 선택하는 것이 중요합니다.
어느 것이 가장 좋은지에 대한 실제 규칙은 없지만 일반적으로 다음과 같습니다.
동기식 협업은 복잡한 문제를 해결하고, 민감한 대화를 나누고, 상사와 일대일 미팅을 하고, 사회적 관계를 강화하는 데 가장 적합합니다. 동기식 협업은 즉각적인 상호작용과 직접적인 의견 교환이 필요한 상황에서 선호되는 경우가 많습니다.
비동기 협업은 공지, 상태 업데이트, 데이터 수집, 문서 작성 및 공동 작업 시 가장 적합합니다. 비동기 협업을 통해 직원들은 유연하게 다른 시간에 작업할 수 있어 효율성과 생산성이 향상됩니다.
협업 도구에 대한 합의만으로도 효율성을 높이고 여러 채널을 모니터링해야 하는 스트레스를 줄일 수 있습니다. 하지만 진정한 효과는 팀원들이 동기식 또는 비동기식 방식과 상호작용의 특성에 따라 사용할 도구에 대해 합의할 때 나타납니다. 적합한 도구와 방식을 파악하면 협업 프로세스를 간소화하고 혼란을 줄이는 데 도움이 됩니다.
비동기 작업(Async)의 다른 장점
모든 회의에 대해 질문해 보세요. 비동기 방식으로 대체할 수 있을까요?
비동기식 업무는 단순히 회의의 부담을 덜어주는 데 그치지 않습니다. 올바르게 구현하면 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.
- 시간대에 따른 협업을 가속화합니다.
- 원격으로 일하는 팀원들은 퇴근 후 회의를 피합니다.
- 회의에서 발언해야 한다는 압박감 없이 사람들이 기여할 수 있는 방법을 제공함으로써 아이디어의 폭을 넓힙니다.
- 이는 "그룹 사고"를 피하고 방에서 가장 큰 목소리를 내는 사람에게 굴복하지 않음으로써 혁신을 촉진합니다.
회의는 개선을 위한 가장 쉬운 기회입니다.
~에 따르면 아틀라시안 보고서회의는 72%의 시간 동안 비효율적입니다. 전체 회의의 60%를 차지하는 임시 회의는 Microsoft, 최악입니다. 가치를 평가할 때 참가자의 7%만이 그것을 고려했습니다. 2024년 직장 유연성 추세 보고서—제가 공동 집필한 연구에 따르면—이러한 회의는 매우 가치 있는 것으로 나타났습니다. 가장 높은 평가를 받은 회의 유형인 의사결정 관련 회의조차도 참가자의 24%만이 높게 평가했습니다.
비동기 도구는 회의 효율성 향상에 대한 희망을 제공합니다. 응답자의 약 60%는 이메일이 회의 시간의 30분의 1,000을 대체할 수 있다고 생각했고, 3.7%는 최대 절반까지 대체할 수 있다고 답했습니다. 불필요한 회의로 인한 생산성 손실은 막대합니다. 직원 1명 규모의 기업이라면 주 XNUMX회 회의만 줄여도 연간 약 XNUMX만 달러의 생산성 손실을 줄일 수 있습니다(참고 XNUMX 참조).
비동기를 시작하는 5가지 방법
비동기 기술의 이점을 최대한 활용하려면 기업은 이를 핵심 기술로 삼아야 합니다. "이것은 기업이 비동기 기술을 활용하여 비즈니스를 성장시킬 수 있는 좋은 기회입니다."라고 Async Technology의 회장 겸 최고운영책임자(COO)인 모하메드 쇼디는 말합니다. 뮤즈 그룹"저희의 비동기식 협업 문화 덕분에 팀원들은 예정된 회의 외에도 자유롭게 협업할 수 있습니다."라고 그는 덧붙였습니다. "모두가 캘린더를 스크롤하거나 파워포인트 슬라이드를 만드는 데 시간을 낭비하는 대신, 최상의 결과를 얻는 방법에 집중할 수 있는 유연성을 더 많이 확보할 수 있습니다."©"또한 이러한 변화로 인해 사람들이 직접 협업하는 데 더욱 의욕을 갖게 되었고, 이는 회의의 가치를 높이고 생산성을 오히려 저하시키는 것이 아니라 오히려 높이는 데 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다." *전문가 의견: 비동기 협업을 통해 팀은 엄격한 일정보다는 결과에 집중하여 유연하게 작업할 수 있습니다.*
다행히도, 약간의 비동기 기능만으로도 큰 효과를 볼 수 있습니다. 비동기 기능을 빠르게 시작하는 다섯 가지 방법을 소개합니다.
1. 모든 회의에 질문하세요: 효과적인 비즈니스 회의 관리의 기본
캘린더 초대에서 "보내기" 버튼을 누르기 전에 다음과 같은 중요한 질문을 스스로에게 물어보세요. 팀의 생산성을 향상시키세요:
- 이 회의가 정말 필요한가요? 회의 없이도 필요한 작업을 완료할 수 있나요?
- 실제로 참석할 필요가 없는 사람들을 위해 회의를 녹화할 수 있나요? 녹화를 통해 나중에 필요한 경우 내용을 검토할 수 있습니다.
- 회의 시간을 더 짧게 할 수 있을까요? 종종 더 짧은 시간 안에 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.
- 이메일이나 공유 문서가 회의를 대체할 수 있을까요? 전통적인 회의보다 더 효율적인 대안을 고려해 보세요.
2. 회의 품질 향상: 전문가 전략
직원들은 일반적으로 회의를 싫어하는 것은 아니지만, 시간을 낭비하는 회의는 싫어합니다. 다음과 같은 효과적인 전략을 활용하여 회의를 "가치 있게" 만들어 보세요.
- 의제를 정하고 사전 독서 자료를 지정하는 것이 필수입니다.
- 효율성을 높이기 위해 참석을 선택 사항으로 지정하세요.
- 회의를 녹화하면 참석하지 않은 사람들이 나중에 녹화본을 볼 수 있습니다.
- 새로운, 계획되지 않은 주제로 인해 일정이 바뀌지 않도록 하세요.
- 방에서 가장 큰 목소리를 내는 사람이 대화를 지배하거나 다른 사람을 위협하지 않도록 하세요.
뮤즈 그룹에서는 각 회의 초대장에 명확한 목표와 사전 읽기 자료가 담긴 의제가 포함되고, 구체적인 실행 단계로 마무리됩니다.
3. 회의 없는 날을 정하세요: 생산성을 높이고 번아웃을 줄이세요
직원들은 연이은 회의에 압도되어 업무를 완료하거나 심지어 반성할 시간조차 거의 또는 전혀 갖지 못하는 경우가 많습니다. 집중력을 높이고 회의로 인한 번아웃을 줄이려면 정기적으로 회의 없는 날이나 시간을 정해 직원들이 방해받지 않고 집중할 수 있는 안정적인 시간을 확보하는 것을 고려해 보세요. "집중 근무일"을 지정하면 업무 성과를 향상시키고 불필요한 회의 횟수를 줄일 수 있다는 점도 주목할 만합니다. 드롭 박스 그녀는 "포커스 데이" 덕분에 회의 횟수가 28% 줄었다고 말합니다.
4. 방해를 최소화하세요
임시 회의는 생산성에 부정적인 영향을 미치고 스트레스를 가중시킵니다. 일반적인 지식 근로자는 하루에 6~25회 정도 업무 방해를 받으며, 각 방해에는 15~25분의 회복 시간이 필요합니다.
5. 신뢰할 수 있는 정보의 단일 소스를 구축하세요.
비동기적 업무는 명확한 서면 의사소통을 통해 더욱 효과적입니다. 상세한 문서는 여러 시간대에 걸쳐 프로젝트를 원활하게 진행하고, 투명성을 높이며, 지속적인 업데이트 필요성을 줄이고, 강력한 조직 기억력을 구축하는 데 기여합니다. 신뢰할 수 있는 단일 정보원, 즉 "단일 진실원(SSOT)"을 확보하면 각 구성원에게 자율성을 부여하고, 동료들이 설명을 반복해서 반복할 필요성을 덜어주며, 온보딩 프로세스를 개선하고, 모든 구성원이 자신의 질문에 동일한 답변을 얻을 수 있도록 보장합니다. 이러한 관행은 효과적인 기업 지식 관리의 초석입니다.
비동기 통신은 마법같은 해결책이 아닙니다.
비동기 통신은 많은 이점이 있지만, 성공은 효과적인 구현에 달려 있습니다. 비동기 통신을 어떻게 진행할지 결정하기 전에 다음 사항을 고려하십시오.
- 서두르지 마세요. 위의 권장 사항 중 하나를 실행하면서 천천히 시작하세요.
- 직원들은 관리자와 리더의 리더십을 따를 것이라는 점을 잘 알고 있습니다. 직원들은 서로에게 지지를 보내고 좋은 본보기가 되어야 합니다.
- 직원들이 자연스럽게 비동기식 의사소통 방식으로 전환될 것이라고 기대하지 마세요. 직원들에게는 교육, 끊임없는 상기, 그리고 변화의 이유가 필요합니다. "내게 무슨 이득이 있지?"(WIIFM)처럼요. 시간을 절약할 수 있다는 점과 하루가 부족하다는 끊임없는 스트레스에서 어떻게 벗어날 수 있는지 강조하세요. *참고: 직원들은 이러한 변화의 가치를 느껴야 합니다.*
- 적절한 상황에서는 비동기식 의사소통 방식을 사용하세요. 민감하거나 감정적인 주제, 긴급하거나 복잡한 문제를 논의하거나 새로운 사회적 관계를 형성하는 데는 적합하지 않습니다.
- 비동기식 의사소통 방식은 시각적, 청각적 피드백이 부족하다는 단점이 있습니다. 따라서 전송된 메시지가 수신된 메시지와 다를 위험이 훨씬 더 큽니다. *오해를 피하기 위해 명확하고 간결한 언어를 사용하십시오.*
- 사회적 욕구가 높은 사람들이 비동기적 소통에 적응하는 데 가장 어려움을 겪는다는 것을 알고 있습니다. 예를 들어, 영업 사원이나 외향적인 사람들은 직접적인 소통을 통해 성장합니다. 직접적인 소통 없이는 정말 어려움을 겪습니다. 실시간 소통에 대한 그들의 욕구를 충족시킬 수 있는 절충안이나 다른 방법이 분명히 있을 것입니다.
결론
비동기 협업을 도입한다는 것은 모든 회의나 실시간 상호작용을 없애는 것이 아닙니다. 사람들이 실시간으로 소통하는 방식, 시기, 그리고 이유를 의도적으로 고려하는 것입니다. 개선하는 것입니다. 직원 시간 관리 그리고 팀 생산성 증가.
계속해서 진화하고 있습니다 장소 그리고 .يفية 직장에서 비동기식 업무와 같은 새로운 관행과 프로세스를 숙달하는 것은 개인, 팀, 그리고 조직의 성공에 매우 중요해질 것입니다. 이러한 변화는 새로운 관행과 프로세스를 도입할 수 있는 절호의 기회입니다. 유연한 근무 전략 그리고 디지털 작업 환경 개선.
참고 1) 평균 급여는 60,000만 달러, 복리후생은 60분, 평균 회의 시간은 XNUMX분으로 가정합니다.
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